FAQ

Sygnalista (ang. whisteblower) to osoba, która z uwagi na posiadane informacje zgłasza różne nieprawidłowości, do których doszło lub nadal dochodzi w danym środowisku pracy. Celem sygnalistów jest więc zgłaszanie wszelkiego rodzaju niewłaściwych procedur polegających zarówno na działaniu, jak również na zaniechaniu, które są sprzeczne z obowiązującymi przepisami. Sygnalista działa w interesie wspólnym i zawsze kieruje się dobrą wiarą, a jego zgłoszenie oparte jest o podstawy faktyczne. Nie dokonuje ujawnienia w celu osiągnięcia korzyści.

Dyrektywa o sygnalistach to potoczna nazwa Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia praw Unii. Dyrektywa ta nakłada na przedsiębiorców oraz instytucje obowiązek wdrożenia systemu obsługi zgłoszeń dokonywanych przez sygnalistów oraz zasad związanych z ochroną osób dokonujących zgłoszenia przed działaniami odwetowymi. Dyrektywa o ochronie sygnalistów w Polsce zacznie obowiązywać od 17 grudnia 2021 r.

Podmioty mniejsze, pracujące dla mniej niż 50 osób, oraz urzędy oraz jednostki organizacyjne gmin liczących mniej niż 10 000 mieszkańców, mogą, ale nie muszą wprowadzać wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń. Ta elastyczność ma na celu zrównoważenie obciążeń administracyjnych i finansowych z koniecznością zapewnienia odpowiednich kanałów zgłoszeniowych.

Sygnalista ma prawo zgłosić niepokojące go zjawiska i wątpliwości etyczne, występujące na terenie zakładu pracy. Zaliczyć do nich możemy m.in.: korupcję i kradzież, działania zagrażające zdrowiu lub życiu, groźby, przekupstwo, łamanie zasad uczciwej konkurencji, nieprzestrzeganie zasad higieny pracy, bezpieczeństwo finansów publicznych oraz inne incydenty.

W przypadku kiedy sygnalista nie otrzymał odpowiedzi na zgłoszone naruszenie w wyznaczonym terminie, odpowiedź jest niepełna lub mija się z prawdą, ma prawo on dokonać zgłoszenia zewnętrznego do właściwego organu (Państwowa Inspekcja Pracy, Prokuratura, Urząd Skarbowy, etc.). Jeśli zgłoszenie do instytucji państwowych nie przyniesie spodziewanego efektu, sygnalista może dokonać ujawnienia publicznego poprzez m.in. media społecznościowe, telewizję, prasę czy związki zawodowe.

Za pomocą naszego bezpiecznego kanału sygnalistów można w pełni anonimowo i poufnie zgłosić wszelką nieprawidłowość występującą w wybranym środowisku pracy. Po wypełnieniu formularza zgłoszeniowego sygnalista otrzyma ID zgłoszenia i indywidualne hasło do skrzynki korespondencyjnej, które należy zapamiętać lub zapisać (wygenerowany plik pdf), ponieważ danych tych nie można odzyskać. Dzieje się tak, gdyż każde zgłoszenie jest szyfrowane, a wszelkie metadane z załączników są usuwane. Wiadomość może odczytać wyłącznie odbiorca zgłoszenia, który korzysta z indywidualnego dostępu do dedykowanej platformy zgłoszeniowej. Przy pomocy odpowiedniego hasła odszyfrowuje otrzymaną wiadomość i odpowiada dla sygnalisty wykorzystując ten sam kanał korespondencji.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami na początku sprawdzamy, czy otrzymane zgłoszenie kwalifikuje się do rozpatrzenia w kanale do zgłaszania nieprawidłowości. Każdemu zgłoszeniu nadajemy odrębny numer, natomiast sygnalista otrzymuje unikalny kod, przy pomocy którego może śledzić status swojego zgłoszenia.

Odpowiedź potwierdzającą przyjęcie zgłoszenia sygnalista otrzyma w terminie 7 dni od jej otrzymania przez odbiorcę zgłoszeń. Używając kodu weryfikacyjnego, można przesłać dodatkowe informacje lub odebrać odpowiedź na zgłoszenie. Natomiast rozpatrzenie zgłoszenia powinno nastąpić w terminie 90 dni – o czym również sygnalista zostanie poinformowany. Odpowiedź ta będzie również dostępna po zalogowaniu się kodem weryfikacyjnym.

Poza podstawowymi informacjami wpisywanymi w pola tekstowe na formularzu można dołączać również pliki multimedialne (zdjęcia, dokumenty, nagrania) w celu udowodnienia występujących nieprawidłowości.

Serwer systemu jest tak skonfigurowany, by z jednej strony nie tworzył logów kontaktów (nie rejestrował danych o transmisjach do niego), a z drugiej strony zanonimizował przekazywane przez sygnalistę dane (usuwał informacje identyfikujące nadawcę). Nie ma możliwości dotarcia do danych osobowych lub lokacyjnych sygnalisty także do numeru IP jego komputera, smartfona.

System zapewnia dodatkowe szyfrowanie treści zgłoszenia na urządzeniu (przeglądarce) sygnalisty w sposób dostępny do odczytu tylko dla wyznaczonego w urzędzie Odbiorcę zgłoszeń. Na serwer przekazywane jest zgłoszenie w postaci zaszyfrowanej, z przypisanym do niego identyfikatorem i nadanym hasłem. Nie ma możliwości odczytu zgłoszenia na serwerze. Serwer nie realizuje żadnych operacji szyfrowania lub deszyfrowania zgłoszeń. Proces szyfrowania i deszyfrowania pliku ze zgłoszeniem oparty jest o algorytmy AES-256, które są wykorzystywane na świecie do utajniania informacji i uznawane za standard w kryptografii ze względu na ich bezpieczeństwo.

Zgłoszenie utworzone przez Sygnalistę z ewentualnymi dokumentami jest przekazywane na serwer i dopiero na nim jest tworzony mail z tym zgłoszeniem. Mail ze zgłoszeniem wysyła serwer do Odbiorcy zgłoszeń odpowiedzialnego w urzędzie do odbioru zgłoszeń, autoryzując siebie jako nadawcę a ukrywając osobę rzeczywistego nadawcy. Odbiorca zgłoszeń przetwarzając zgłoszenie dokonuje jego weryfikacji, a następnie decyduje o dalszych działaniach następczych.

Zgłoszenie sygnalisty obsługuje bezstronny, dedykowany Odbiorca zgłoszeń, wyznaczony i odpowiednio przeszkolony oraz umiejscowiony w organizacji przyjmującej zgłoszenia.

W momencie wysłania zgłoszenia sygnalista otrzymuje od systemu identyfikator zgłoszenia oraz wygenerowane dla niego hasło. Za ich pomocą może odczytywać na serwisie zwrotne odpowiedzi od Odbiorcy zgłoszeń, związane ze swoim zgłoszeniem, nadal pozostając anonimowym.

Odpowiedź zwrotną od Odbiorcy zgłoszeń, dotycząca zgłoszenia Sygnalisty należy przekazać w terminie nie dłuższym niż 90 dni, zgodnie z zapisem Dyrektywy o Ochronie Sygnalistów. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony, o czym należy poinformować osobę dokonującą zgłoszenia.

Sygnalista ma możliwość ponownego kontaktu oraz wysłanie dodatkowych informacji na serwer, za pomocą otrzymanego wcześniej, wygenerowanego przez system, indywidualnego identyfikatora zgłoszenia oraz hasła. W ten sposób sygnalista może kontynuować bezpieczną i anonimową korespondencję z Odbiorcą zgłoszenia.